Reglement toetreding nieuwe leden

BRON: Commissie ledenbestand, bijgewerkt door redacteur Lionshandboek 4/2013

Unaniem aangenomen na stemming door de leden op 20 april 2017

Beleid

Om de continuïteit van de club te waarborgen is het gewenst bij de werving van de leden een samenstelling na te streven, die gebaseerd is op spreiding naar leeftijd, als beroep. Potentiële kandidaten dienen woonachtig of werkzaam te zijn in Zoetermeer. Belangrijker nog dan de genoemde spreiding is echter dat de kandidaat voor het lidmaatschap de juiste instelling heeft. Daarom is het goed bij het zoeken naar een potentiële kandidaat erop te letten, dat deze:

opvattingen heeft die overeenkomen met de erecode van Lions Clubs International (LCI);
over karaktereigenschappen beschikt, die passen bij de geest die in de club heerst;
bereid is om zich voor anderen in te zetten en om tijd vrij te maken voor het regelmatig bijwonen van de clubbijeenkomsten, voor het deelnemen aan de clubactiviteiten en voor het vervullen van functies in de club;
respect heeft voor en zich tolerant opstelt tegenover afwijkende meningen;
bereid is inhoud te geven aan het motto van Lions Clubs International “we serve”.

Na vaststelling van dit document door de leden geldt het beleid dat, gelet op de leeftijdsopbouw van de leden van de club, nieuwe leden niet ouder mogen zijn dan de gemiddelde leeftijd van de leden van de club. Dit beleid en deze leeftijdsgrens zal gelden tot er een nieuw beleid zal zijn vastgesteld.

Commissie ledenbestand

Het bestuur benoemt een commissie ledenbestand, die adviseert bij het opstellen van het ledenbeleid en die belast wordt met de uitvoering van dat beleid volgens de daarvoor vastgestelde procedures. De commissie bestaat uit 3 leden, die daarin twee jaar zitting hebben. Ter wille van de continuïteit en de doorstroming treedt aan het eind van elk clubjaar een van hen af en wordt een nieuw commissielid benoemd. In het laatste jaar, dat een lid zitting heeft in de commissie, is dit lid voorzitter daarvan. Het is gewenst, dat deze functie wordt gecombineerd met een functie in het bestuur van de club. De voorzitter van de commissie convoceert gedurende het clubjaar een aantal commissievergaderingen, stelt de president van de club, die ex officio de vergaderingen van alle commissies kan bijwonen, op de hoogte van datum en plaats en rapporteert namens de commissie aan het bestuur en aan de ledenvergadering.

Werving

Volgens de statuten van LCI kan men uitsluitend op uitnodiging lid worden van een Lionsclub. Ieder clublid kan daartoe kandidaten voor het lidmaatschap voorstellen aan de ledencommissie.

Bij open werving kunnen potentiële kandidaten die belangstelling hebben voor toetreding tot de Lionsorganisatie hun belangstelling kenbaar maken middels het invullen van een formulier op de website www.lions.nl. Vervolgens neemt de commissaris Ledenbestand van het betreffende district contact op met de aangemelde kandidaat om zich een beeld te vormen over de kandidaat. Aan de hand daarvan neemt hij contact op met de zonevoorzitter(s) van het gebied waarbinnen de kandidaat woont, of een club zoekt, en bespreekt met hen de mogelijkheden binnen het zoekgebied, mede aan de hand van de beschikbare profielschetsen van de in aanmerking komende clubs. Indien de kandidaat in een profielschets van een of meer clubs past, wordt met die clubs contact opgenomen en de gegevens van de betreffende kandidaat besproken. Vanaf dat moment volgt de benaderde club de bij haar gebruikelijke procedure (de benaderde clubbestuurder treedt op als sponsor van de kandidaat).

Ballotageprocedure

Het clublid dat als sponsor optreedt, geeft schriftelijk naam en relevante persoonsgegevens van degene, die als kandidaat voor het lidmaatschap wordt voorgesteld, op aan de ledencommissie, bij voorkeur met gebruikmaking van een “voorstel voor lidmaatschap” formulier.
De ledencommissie beoordeelt binnen redelijke termijn (maximaal 3 weken) of de kandidaat past binnen de richtlijnen conform handboek (zie beleid) en voldoet aan de criteria die daarover in het jaarplan zijn geformuleerd, die in het kader van het ledenbeleid zijn vastgesteld. Is dit niet of in onvoldoende mate het geval, dan koppelt de ledencommissie dit terug aan het bestuur en overlegt de ledencommissie met de sponsor of deze het voorstel wil intrekken. Bij verschil van mening kan de sponsor geen beroep aantekenen (conform statuten artikel 7.4). Het bestuur beslist over het al dan niet voortzetten van de procedure.
Bij voortzetting van de ballotageprocedure besluit de ledencommissie – op basis van schriftelijke informatie- of de kandidaat i aanmerking komt als lid voor de club. Valt dit onderzoek negatief uit, dan stelt deze de sponsor onder opgaaf van redenen, ervan in kennis, dat de kandidaat wordt afgewezen.
Valt het onderzoek naar de antecedenten positief uit, dan wordt de naam van het voorgestelde kandidaat-lid tijdens een clubbijeenkomst door de ledencommissie aan de clubleden bekend gemaakt, waarbij de sponsor gelegenheid krijgt de kandidatuur toe te lichten. Tevens mailt de ledencommissie – vertrouwelijk- de naam van de kandidaat naar alle leden. Bespreking van kandidaten geschiedt buiten aanwezigheid van derden.
Ieder stemgerechtigd clublid kan argumenten ter ondersteuning van de kandidatuur of eventuele bezwaren tegen de voorgestelde kandidaat ter kennis brengen van de ledencommissie. Voor zover het bezwaren betreft kan dat uitsluitend persoonlijk en buiten de vergadering geschieden, met opgaaf van redenen en binnen een termijn van 14 dagen na ontvangst van de bekendmaking aan alle clubleden van de kandidatuur.
Indien één stemgerechtigd lid bezwaar maakt tegen een voorgestelde kandidaat en de ledencommissie de door dat lid opgegeven redenen zo zwaarwegend vindt, dat het aantekenen van beroep daartegen zinloos wordt geacht, wordt de kandidaat afgewezen. Sponsor en overige clubleden worden daarvan in kennis gesteld, zonder vermelding van de bezwaarmaker en zijn redenen. Meent de ledencommissie dat het door een clublid ingebrachte bezwaar ongegrond, dan wel bespreekbaar is, dan zal zij in overleg met dat clublid de president verzoeken te interveniëren. Indien het daaruit voortvloeiende nader overleg niet tot een positieve oplossing leidt, wordt de kandidaat afgewezen. Ook in dat geval worden sponsor en overige clubleden daarvan in kennis gesteld, zonder vermelding van persoon en redenen.
Maken twee of meer clubleden bezwaar tegen een voorgestelde kandidaat, dan vindt afwijzing plaats. Sponsor en overige clubleden worden daarover ingelicht op onder 6. beschreven wijze.
In alle gevallen, waarin de president of een van de leden van de ledencommissie partij is, hetzij als sponsor, hetzij als degene die bezwaar maakt, zal de president zich voor de behandeling van een beroep of een verzoek om interventie laten vervangen door de vice-president, terwijl bedoeld lid van de ledencommissie zich onthoudt van inmenging.
Wanneer de ballotageprocedure met een positief resultaat wordt besloten, nodigt de sponsor het kandidaat-lid uit voor een gesprek, waarbij ook een lid van de ledencommissie aanwezig zal zijn. In dat gesprek wordt een duidelijk beeld gegeven van de achtergrond en de doelstellingen van LCI en van de wijze, waarop de club die doelstellingen realiseert. Onder meer zal daarbij aan de volgende informatie aandacht worden besteed: a. de inhoud van de erecode van lions Clubs International (LCI) b. het tijdsbeslag dat het clublidmaatschap en het vervullen van de functies in de club met zich mee zal brengen; c. het belang dat ook de eventuele levenspartner van het kandidaat-lid volledig met het lidmaatschap van de club instemt; d. de namen van alle clubleden; e. de financiële consequenties van het lidmaatschap; f. de organisatie van de Lions g. Aan het kandidaat-lid wordt de informatiebrochure ‘Lions in Nederland’, die door het MD is uitgegeven, ter hand gesteld. Indien dit gesprek in positieve zin verloopt en de kandidaat positief reageert op de mogelijkheid lid te worden van de Lionsclub, ontvangt deze van de ledencommissie – na overleg met de president – een schriftelijke uitnodiging om als kandidaat-lid drie clubbijeenkomsten ter kennismaking bij te wonen. Daarbij wordt afgesproken binnen welke termijn een beslissing over de aanvaarding van het lidmaatschap wordt verwacht.
Indien het gesprek negatief verloopt kan wederzijds de ballotageprocedure worden stopgezet en wordt kandidaat lid niet uitgenodigd voor proefperiode/ deelname aan de clubvergadering.

Kennismaking en installatie

Voor de kennismakingsperiode en installatie van een nieuw lid geldt de volgende procedure:

De ledencommissie stelt de president ervan op de hoogte, dat de voorgestelde kandidaat in beginsel positief heeft gereageerd op de mogelijkheid lid te worden van de club. De president deelt dit tijdens de eerstvolgende clubbijeenkomst mee en vermeldt dat de kandidaat is uitgenodigd ter kennismaking de komende clubbijeenkomsten bij te wonen.
Tijdens de eerste clubbijeenkomst heet de president de kandidaat welkom en spreekt daarbij de hoop uit, dat deze door het bijwonen van volgende bijeenkomsten vertrouwd zal raken met de club en de Lions organisatie. De president verzoekt de kandidaat na verdere kennismaking en na de derde bijgewoonde bijeenkomst te laten weten of deze al dan niet lid van de club wenst te worden en geeft de kandidaat vervolgens de gelegenheid in het kort iets over zichzelf, beroep en belangstellingssfeer te vertellen.
Indien de kandidaat na kennismaking met de club te kennen geeft lid te willen worden stelt de president, in overleg met kandidaat en sponsor een datum vast voor de installatie, bij voorkeur tijdens een clubbijeenkomst waar een goede attendance wordt verwacht. De ledencommissie controleert of de clubsecretaris de “Installatieset nieuwe leden” tijdig bij de winkel heeft besteld.
De installatie dient met enig ceremonieel gepaard te gaan; zij kan aan het begin of aan het einde van de bijeenkomst plaats vinden. Nadat de kandidaat, gezeten naast de sponsor, door de president in welgekozen woorden is toegesproken, wordt door de sponsor het Lions-insigne opgespeld, waarna de installatie een feit is. Voor een “voorbeeld van een installatieceremonie” nieuw lid, zie elders in dit Handboek.

Het is een goed gebruik, dat op dat ogenblik een door de club aan alle aanwezigen aangeboden glas wijn is geserveerd, zodat de president een toast kan uitbrengen op de nieuwe Lion. Nadat de “installatieset nieuwe leden” en de, door president en sponsor ondertekende, oorkonde zijn overhandigd, wordt tot besluit van de plechtigheid het nieuwe clublid de gelegenheid gegeven president en club toe te spreken.

Begeleiding

De sponsor zal, eventueel met een ander clublid, het nieuwe clublid gedurende naar behoefte begeleiden, zodat dit zo snel mogelijk vertrouwd raakt met de andere leden en met de aspecten van LCI. Bij de eerste bijeenkomst met partners stelt de sponsor het nieuwe lid en partner aan de andere aanwezigen voor.